NCUS®: Módulo Básico

Área de Caja

1. Acciones. Retiro y depósito de acciones. Clave de seguridad para los retiros.
2. Cuentas de ahorros. Retiro y depósito de múltiples cuentas de ahorros.
3. Préstamos. Manejo de pagos de préstamos. Acepta pagos múltiples y abonos al principal. Acumula los recargos e intereses no pagados por los socios y se requiere clave de seguridad cuando se modifica el pago establecido por el sistema.
4. Pago de utilidades. Se realiza cobro de agua, luz, teléfono por el sistema y se transfieren los pagos de manera mecanizada al BPPR. Se reproduce un cuadre por cajero.
5. Giros y cheques de gerente. Servicio de venta de giros y cheques de gerente. Incluye cuadre por cajero y cobro de comisión.
6. Master Card. Se realiza el cobro y adelanto de la tarjeta de crédito Master Card. Se envían a GM Group los adelantos y los pagos sin necesidad de realizar las entradas al sistema de GM: Los balances se exportan al sistema NCUS 1.30.
7. Certificado de ahorro. Manejo de los certicados de ahorros. Se incluye la retención de 17% sobre los dos mil dólares anuales, avisos de renovación y renovación automática utilizando tablas con los intereses según el balance del certificado.
8. Fondos retenidos y suspención de pago. Se incluye la retención de fondos considerando la ruta y tránsito del cheque. Se suspende el pago de los cheques. El sistema tiene la capacidad para realizar suspensión de pagos a transacciones de ACH.
   Entradas de Jornal. El cajero puede realizar entradas contables autorizadas por la gerencia.
9. Control de Cajeros. El sistema controla el efectivo y los cheques recibidos. Si el socio va a realizar varias transacciones no le se requiere entrar el número de socio, la clave y el cajero por cada transacción, agilizando las operaciones del área de caja.
10. Se utiliza un impresor que documenta las transacciones, eliminando así la calculadora del cajero. Se le entrega recibo de la transacción al socio y la Cooperativa queda con copias de todos los recibos. Estos recibos contemplan la hora, fecha, cajero, las transacciones realizado y el efectivo devuelto y/o recibido. Con esta operación se establece lo necesario para las regulaciones del lavado de dinero. Se imprime cuadre de cheques de la remesa, por tipo de cuenta, utilidades y giros por cajero en los impresores.
11. Cuadre de Cajero. Se reproduce el cuadre de cajero con el detalle de cada transacción. No se presenta caja final hasta que no coincida con la entrada del cajero. Así, el cajero no puede manipular el cuadre.
12. Entradas reversivas. Se requiere clave de seguridad para cualquier reverso de transacciones. Esta clave sólo será asignada al supervisor de caja.

Área de Préstamos

1. Solicitud Electrónica. Se concede el préstamo utilizando el sistema. La información del socio y/o solicitudes anteriores se utilizan para complementar la solicitud, evitando que el socio tenga que llenar la solicitud. Agiliza el proceso de la evaluación.
   El sistema se conecta a Trans Union para el pedido del reporte de crédito. La información del reporte de crédito se pasa automáticamente a la solicitud. Se computa la capacidad de pago por el sistema.
   El sistema produce la solicitud, el pagaré, la declaración de costos y otros documentos relacionados al préstamo. Agiliza el proceso de emisión y evaluación de solicitudes de préstamos.
2. Emisión de préstamo. Se concede el préstamo con la información de la solicitud evitando omisiones del usuario y agilizando el proceso de la otorgación del préstamo.
   La emisión de préstamo contempla el cobro de intereses adelantados, el cómputo de seguros de fianza, vida e incapacidad, entradas de jornal, cheques múltiples para consolidar préstamos, saldo de préstamos en la Cooperativa y depósito o retiros de cuentas de ahorros.
   ? El sistema le provee la capacidad de incluir en el pago del préstamo una cantidad asignada para depositarlo en acciones.
   ? Estrategia para capitalizar.
   ? Se puede incluir codeudores no existentes en el sistema y se pignoran los ahorros de los socios y los codeudores.
3. Reportes de préstamos. El sistema reproduce auxiliar de préstamos, por tipo de préstamos, tipo de interés, balance de cuentas, fecha de vencimiento, tabla de amortización, préstamos saldos, préstamos nuevos, reporte de comité de crédito, prima no consumida, etc. El sistema provee lo necesario para que la Cooperativa puede realizar sus propios reportes utilizando Crystal Report.
4. Seguimiento de Cobro. Se realiza el proceso de cobro mecanizado y se registran las promesas de pago en el sistema. Se mantiene un auxiliar de los cobros de la Cooperativa. Reproduce reportes de auxiliar de las promesas de pagos para los seguimientos.
5. Quiebra y legal. Auxiliar de todos los préstamos clasificados en quiebra y los préstamos en acción legal.
6. Préstamos Hipotecarios. Manejo de los auxiliares de préstamos hipotecarios y sus seguros. Se reproducen los estados y estudios de reserva. Se pagan los seguros por el sistema y se mantiene un historial de los seguros.
7. Préstamos de construcción. Se otorgan líneas de crédito para préstamos de construcción. El socio va realizando desembolsos de la línea para las diferentes etapas de la construcción. El socio paga sólo los intereses por medio de unas facturas que se realizan en el sistema. Las facturas tienen detalles de los adelantos y pagos de los intereses.
8. Línea de Crédito. Se otorga al socio una línea de crédito que puede solicitar desembolsos por el área de caja o por los cajeros automáticos de la red de ATH. Unico sistema en Puerto Rico que puede utilizar la tarjeta de ATH para las cuentas de débito y crédito. Se le envía factura con el detalle de las transacciones del mes.

Contabilidad

1. Fin de día. Contabilidad integrada, no hay que realizar las transacciones del día, el sistema las efectua automáticamente. Reporte de comprobación diaria, cuadre entre el auxliar de socios y el mayor diaria, préstamos nuevos, relación de caja entre cajeros, cuadre entre históricos de socio y su auxiliar, listados de transacciones diarias y cómputos de interés diarios.
2. Inversiones. Proceso completo del auxiliar de las inversiones. Acumulado de intereres y reporte de auxiliar.
3. Cheques devueltos. Mantenimiento de auxiliar de cheques devueltos con opciones de redepositar o cobrar con los ahorros. Entrada al jornal automático y reporte de auxiliar.
4. Préstamos incobrables. Auxiliar de préstamos llevados a la reserva y su auxiliar. Se mantiene el préstamo en el sistema cuando se clasifica como incobrable. Reporte de auxiliar de los préstamos llevados a la reserva.
5. Reporte de cuentas inactivas. Auxiliar de cuentas que no han realizado transacciones durante un año. Existe programa para capitalizar los balances de los inactivos.
6. Múltiples reportes. Reportes de socios por edades, distritos, alfabéticos, tipo de cuentas, por código de mensaje, socios que no cumplen con el balance de acciones, etc. Otros informes pueden ser creados utilizando ‘Crystal Report’.
7. MAS 90. Integrado al sistema NCUS 1.30. Se realizan todas las entradas de jornal de los procesos diarios directos a MAS 90. Puede sobre 12 meses contables sin cerrar y así poder realizar ajustes contables a meses anteriores. Múltiples formatos de estados financieros.
8. En el módulo de Cuentas a Pagar retiene el 5 y 7 porciento a los suplidores. Genera las formas de retención de Hacienda y del suplidor.
9. El módulo de Nómina se poncha por el monitor del empleado y se puede depositar el neto de cheque en la cuenta de ahorro del empleado así evita imprimir cheques para la nómina.
10. En el módulo de reconciliación bancaria se cancelan los cheques de modo automático si tienen la cuenta operacional con el Banco Cooperativo o el Banco Popular.
11. Secrecy Act. Se procesan los reportes de lavado de dinero según lo requiere la ley. Para asegurar el cumplimiento hemos contratado los servicios de profesionales especializados en cumplimiento.
12. Reporte de Asambleas. Reporte para la asambleas por distrito y sus labels.
13. Auditoría. Cartas de confirmación de balance. Selección manual de casos y/o intérvalos.
14. Activo Fijo. Mantener el auxiliar de los activos de la Cooperativa y realizar la depreciación mensual. Reporte del auxiliar.
15. COSSEC. Reporte con todo lo requerido para el sistema de COSSEC. Este informe se utliza para realizar la entrada al sistema de COSSEC.

Centro de Cómputos

1. Archivo de Parámetros. Para realizar cambios operacionales se utiliza el archivo de parámetros. Se modifican las tasas de interés, descripciones de las cuentas, cambios de recargos por periodos, cuentas de mayor general, asignación de periferales a los empleados, códigos de transacciones, crear cajero, códigos de mensajes, etc. Sobre 800 parámetros.
2. Desembolso NaviCoop y VeraCoop. Cómputos de interés y desembolso por cheque y/o depositando a la cuenta de ahorros de los socio
3. ACH. Procesar depósito, retiros o pagos por medio del banco de la reserva. Se registra en el histórico el origen de la transacción.
4. Transferencia. Se establecen acuerdos con los socios para realizar transferencias entre sus cuentas para depositar o pagar sus cuentas. Puede transferir a otros socios.
5. Estados de cuentas. Impresión de estados de cuentas via laser o impresor de impacto.
6. Descuento Nominal. Procesamiento de múltiples empresas con descuento nominal. Auxiliar de los descuentos por socio.
7. Reporte de Crédito. Envío de la cartera de préstamos a TransUnion y EquiFax.

Administración

1. Seguridad. NCUS 1.30 es diseñado con un alto concepto de seguridad garantizando a la gerencia y su junta que todo proceso crítico puede ser auditado por el sistema. A continuación le presentamos varios de los conceptos de seguridad del sistema:
   a) Existen dos claves, la del sistema operativo y la del sistema NCUS 1.30. La clave del sistema operativo usted lo utiliza una sola vez para activar el monitor y llegar a la aplicación NCUS 1,30. Luego usted continuará utilizando su clave de la aplicación NCUS 1.30.
   El sistema de seguridad valida que solamente ese monitor pueda ser utilizado por este empleado. Si usted solo sabe una de las claves no podrá realizar las transacciones.
   b) Provee un vencimiento mensual de la clave de cada empleado.
   c) SI un monitor no se utiliza por varios minutos se sale de modo automático. Así otra persona no podrá utilizar el sistema sin autorización.
   d) Los empleados se les asignan los programas que va a utilizar según el departamento que pertenece. Luego, se les puede añadir o eliminar los programas individualmente. Si cambia de departamento el sistema elimina los anteriores y les asigna los nuevos.
2. Cambios archivos maestros. Todo cambio en los maestros del sistema requieren clave de seguridad. Maestros de socio, préstamos, fondos retenidos, certificados, hipotecarios, etc.
3. Registro de entradas especiales. Toda transacción crítica se registra de modo permantente en el sistema. Si la gerencia desea ver las transacciones de un socio y/o empleado de varios meses puede generar un reporte con esta información. Además, todos los días salen las transacciones de ese día operacional.
4. Fondo de cambio. Uno de los puntos más importantes a nivel de seguridad. El fondo de cambio tiene tres auxiliares. Una cuenta de socio con el número 700000021, el histórico y la cuenta de mayor general. Es el diseño más completo para evitar la mal utilización de fondo. El sistema requiere que las tres partes cuadren por la misma cantidad.
5. Cuadres de auxiliares, históricos y mayor general. Herramienta para la sana administración. Se comparan los auxiliares con el mayor general y el histórico de socios todos los días.
6. Balance de comprobación del mayor general. Se produce todos los días con las entradas del día anterior. Asi, su gerente puede evauar la situación de la institución.