OnBase® es una solución corporativa para la gestión electrónica de documentos en forma integrada que combina varias tecnologías como la administración documental, flujos de trabajo, imágenes y cualquier tipo de documento electrónico en una sola aplicación basada en la web.

A través de la creación, organización y control dinámico de documentos, la distribución electrónica de los mismos, además de la administración interactiva de los procesos de negocios, OnBase® permite a las organizaciones optimizar sus operaciones y compartir eficientemente la información entre empleados, socios comerciales, proveedores y clientes.

¿Qué es OnBase®?

Imagínese una aplicación que electrónicamente captura, almacena y administra literalmente todos los documentos generados o recibidos por su compañía, tales como papeles, informes, archivos de aplicación, mensajes de correo electrónico y páginas web. Imagínese que esta aplicación soporta todo lo que necesita hacer con estos documentos como recuperarlos, revisarlos, hacer anotaciones en ellos, distribuirlos o publicarlos en un sitio web. Imagínese que también se integra a la perfección con su ERP, CRM y cualquier otra aplicación de negocios electrónicos (e-business) para crear un único punto de acceso en línea a toda la información importante de la compañía.

Ahora, imagínese los beneficios de poder compartir toda la información con quien la necesite. El ahorro al prescindir de papel y microfilm. Un ambiente de trabajo eficiente, en el que los empleados no pierden un solo minuto en ubicar, copiar o enviar por fax los archivos físicos. Las innovaciones estratégicas que resultan de profesionales mejor informados. Y el fortalecimiento de la relación con los clientes y socios si el servicio que reciben es mejor.

Evidentemente, Hyland Software se lo imaginó primero. Con su solución OnBase, Hyland Software combina la tecnología de digitalización de documentos, COLD/ERM, administración de documentos y flujo de trabajo (Workflow) en una sola aplicación de nivel corporativo. OnBase, con capacidad para administrar cualquier tipo de documento y una compatibilidad sin igual con otras aplicaciones comerciales, es mucho más que una simple aplicación para digitalización de documentos. OnBase es todo lo que Usted se pueda imaginar en una solución de Gestión Electrónica de Documentos.

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¿Qué hace que OnBase® sea diferente?

OnBase es una excelente solución que hace parte de una categoría de software cuya importancia, en el medio de los negocios, es mayor cada día y es conocida como Gestión Integrada de Documentos o IDM (Integrated Document Management). Los sistemas IDM permiten administrar prácticamente cualquier tipo de documento, como por ejemplo, imágenes, reportes, archivos de aplicación, formas HTML, mensajes de correo electrónico, archivos de video y audio etc, así como también, cada etapa del ciclo de vida de un documento, desde la creación, almacenamiento, recuperación y revisión hasta la distribución.

Otros sistemas tienen un enfoque de ''kit de herramientas'' en el que proporcionan una serie de ''componentes'' con una interfase común que interactúa con diversos paquetes de software o soluciones. OnBase, por el contrario, tiene la ventaja de ser una única aplicación de software que utiliza una sola base de datos SQL, una sola interfase de configuración y una única interfase de usuario para la recuperación y procesamiento de documentos. Este nivel de integración sin precedentes permite que OnBase soporte, sin necesidad de programación, las más sofisticadas soluciones de administración de documentos y flujos de trabajo (Workflow).

OnBase esta desarrollada con tecnología de avanzada, bajo una arquitectura cliente / servidor, habilitada y basada en Web, que aprovecha la transparencia y la escalabilidad de bases de datos como Oracle y Microsoft SQL Server para proporcionar soluciones de alto desempeño y cubrir desde soluciones departamentales hasta soluciones corporativas. OnBase ofrece al usuario la flexibilidad de tener acceso al sistema a través de diferentes clientes WEB (es decir navegadores de Internet), clientes grueso (la interfase propia de OnBase para Windows), del Windows Explorer® y mejor aun desde otras aplicaciones.

OnBase es configurable en su totalidad por medio de herramientas Windows de ''apunte y clic'', lo que permite la rápida implantación de soluciones sofisticadas sin necesidad de una programación costosa y demorada. Para diseñar soluciones que cubran los requerimientos específicos de cada empresa, los usuarios pueden elegir de entre más de 30 módulos OnBase, que se licencian por separado y proporcionan funcionalidades de entrada, administración y salida al sistema. Por esta razón, OnBase incentiva a que sus clientes inviertan hoy en la solución especifica para su problema actual y en el futuro, amplíen gradualmente el sistema de acuerdo con sus necesidades y con una relación costo-beneficio efectiva.