Módulos OnBase®

El diseño modular del sistema OnBase ofrece gran variedad de funciones de ingreso, administración y salida del sistema. El Cliente OnBase ofrece una interfase única, en la que el usuario puede procesar, recuperar y manejar sus documentos. Este nivel de integración sin precedentes permite que OnBase soporte, sin necesidad de programación, las más sofisticadas soluciones de administración de documentos y flujos de trabajo.

OnBase es configurable en su totalidad por medio de herramientas Windows de "apunte y clic", lo que permite la rápida implantación de soluciones sofisticadas sin necesidad de una programación costosa y demorada. Para diseñar soluciones que cubran los requerimientos específicos de cada empresa, los usuarios pueden elegir de entre más de 30 módulos OnBase, que se licencian por separado y proporcionan funcionalidades de entrada, administración y salida al sistema. Por esta razón, OnBase incentiva a que sus clientes inviertan hoy en la solución especifica para su problema actual y en el futuro, amplíen gradualmente el sistema de acuerdo con sus necesidades y con una relación costo-beneficio efectiva.

El Cliente OnBase

Cliente OnBase constituye el único punto de interacción entre el usuario y el sistema OnBase. Esta sencilla interfase permite controlar cada una de las etapas de un documento, desde la creación, almacenamiento, recuperación, revisión hasta la distribución. Cliente OnBase incorpora una interfase gráfica de usuario sencilla e intuitiva que permite al usuario trabajar de forma eficiente.

Podrá tener acceso rápido, constante y seguro a todos los documentos almacenados en el sistema OnBase. Los documentos se pueden recuperar de forma casi inmediata a través de los distintos métodos de búsqueda disponibles, entre ellos el cuadro de diálogo de recuperación de documentos, la organización en carpetas, las consultas personalizadas, la búsqueda de texto y la galardonada función de referencias cruzadas de OnBase. Cliente OnBase es la ubicación central en la que se lleva a cabo la importación, organización, protección, recuperación, mejora y distribución de todos los datos.

OnBase es el único sistema completo de gestión de información diseñado para administrar documentos de flujo de trabajo, aplicación, COLD e imagen como objetos de información. Esta uniformidad hace que el uso de todo el sistema resulte excepcionalmente sencillo. Este sistema proporciona además funciones únicas, como las referencias cruzadas, que permite al usuario hacer doble clic en cualquier documento abierto e inmediatamente recuperar documentos relacionados, independientemente del tipo o formato de estos. Al igual que toda la configuración de OnBase, las referencias cruzadas se pueden crear con sólo "apunte y clic", sin necesidad de programación adicional.

Módulos de ingreso al sistema

OnBase COLD identifica, comprime, indiza y almacena de forma automática informes y extractos generados en sistemas informáticos como archivos de texto, COM o de impresión.

El filtro de entrada de datos PCL (PCL Data Input Filter) trabaja junto con OnBase COLD procesa y almacena secuencias de datos PCL, lo que permite conservar el formato original de los documentos almacenados.

La digitalización de documentos (Document Imaging) digitaliza, indiza y almacena documentos como imágenes digitales. Las funciones avanzadas incluyen captura e indización distribuidas, creación automática de índices, mejora de imágenes, reconocimiento de códigos de barras y separación mediante páginas en blanco.

El procesador de importación de documentos (Document Import Processor) procesa lotes de documentos generados por otras aplicaciones y los incluye en el índice del sistema OnBase. El soporte para programación e interrogación permite un funcionamiento automático.

Los formularios electrónicos de OnBase (OnBase E-Forms) permiten al usuario completar y enviar en línea formularios HTML que se capturan, indizan y almacenan automáticamente como documentos en el sistema OnBase.

OnBase OCR reconoce y traduce caracteres alfanuméricos impresos en un documento digitalizado, convirtiendo la imagen en texto para facilitar la búsqueda de texto y/o la indización del texto completo.

El servidor de suscripción de OnBase (OnBase Subscription Server) captura y almacena de forma automática mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos directamente desde sistemas de correo electrónico compatibles con Active Messaging y MAPI.

API de almacenamiento de OnBase (OnBase Archival API) permite el almacenamiento de documentos en el sistema OnBase a través de OnBase OLE API.

Módulos de recuperación y administración

EDM Services (servicios EDM) almacena y maneja archivos de aplicación, por ejemplo, documentos elaborados mediante un procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Incluye funciones de almacenamiento de documentos específicos, control de revisión y protección y desprotección de documentos.

OnBase Workflow (flujo de trabajo) envía documentos automáticamente y funciona conforme a procesos comerciales definidos. Incluye funciones de configuración gráfica, lógica de envío alternativo, cálculo automático de criterios, citas, notificaciones simultáneas, distribución de carga, elaboración de informes, envíos específicos y salidas de VB.

OnBase Web Server (servidor de Web) ofrece acceso de documentos electrónicos a cualquier usuario, a cualquier hora, y en cualquier lugar a través de la web. OnBase Web Server proporciona acceso por Internet/Intranet de "cliente delgado" a documentos de OnBase mediante exploradores de web estándar como Microsoft Internet Explorer.

OnBase Full-Text Indexing (indización de texto completo) incluye el contenido de los documentos en una base de datos de índices. Esto permite al usuario buscar rápidamente palabras específicas o patrones de caracteres en documentos que no estén estructurados.

OnBase Host Application Enabler (habilitador de aplicaciones) permite la creación de imágenes en sesiones de host, incluyendo 5250, 3270, ANSI y VT220, mediante la apertura de una ventana de terminal en el Cliente OnBase.

Firmas Electrónicas OnBase adjunta firmas electrónicas protegidas mediante contraseña a documentos. Adicionalmente mantiene registro de fecha y hora para evitar la alteración o firma fraudulenta de documentos.

Archive Server for SAPTM R/3® (servidor de archivos para SAPTM R/3® ) permite una integración perfecta entre sistemas SAP R/3 y el sistema OnBase para la recuperación y almacenamiento de documentos.

OnBase Reverse API (API de recuperación) permite al usuario recuperar documentos de OnBase desde otras aplicaciones, a través de OnBase OLE API.

OnBase 132-Column Video Font (fuente de vídeo de 132 columnas) permite al usuario visualizar un informe de 132 caracteres con una resolución de pantalla de 800 x 600 sin tener que desplazarse hacia la izquierda o la derecha del documento.

Habilitador de Aplicaciones permite la creación de imágenes desde aplicaciones para Windows, lo que permite al usuario hacer doble clic en un campo determinado y recuperar cualquier documento relacionado que se encuentre almacenado en el sistema OnBase.

Módulos de salida y distribución

Distribución de Documentos OnBase entrega de forma automática documentos electrónicos a miles de destinatarios a través de fax, correo electrónico, CD o Internet.

Reportes Mensuales OnBase crea extractos compuestos haciendo coincidir documentos primarios (por ejemplo, facturas) con documentos de apoyo (por ejemplo, recibos firmados) para su procesamiento e impresión.

Reportes de Excepciones OnBase reconoce las relaciones entre un tipo de documento básico y uno o más tipos de documentos secundarios y elabora informes sobre los elementos antiguos, coincidentes o perdidos.

Interfase OnBase Data Mining permite a los profesionales comerciales explorar y desbloquear transacciones comerciales detalladas al extraer datos a partir de información de COLD/ERM almacenada en el sistema OnBase para su utilización en aplicaciones de escritorio.

Distribución de Impresión OnBase programa servicios de impresión para ubicaciones remotas, según combinaciones de atributos de las palabras clave del documento.

Edición OnBase CD-DVD interactúa con una grabadora de CD o DVD compatible para crear copias de seguridad de los documentos. Automated Authoring interactúa con un sistema Rimage de edición de CD para automatizar el proceso de copia de seguridad.

OnBase Exportación copia documentos de OnBase y los indexa en un soporte transferible para que sea posible la importación de los datos a otros sistemas OnBase.

OnBase Publicación crea repositorios de documentos distribuibles e independientes, copiando documentos, índices, ejecutables de recuperación y una base de datos en tiempo de ejecución en CD o DVD.